Harcama politikası oluştur
Harcama politikası oluştur: harcama limiti, fiş zorunluluğu, kategori kısıtı ve kota. Politika dışı masraf gerekçe ister ya da gönderilemez.
Harcama politikaları — masraf politikası — şirketinin harcama kurallarını her harcamada çalışan denetimlere dönüştürür: ay sonunda haftalar sonra değil, harcama gönderilmeden önce. Harcama limitini ve fiş kuralını bir kez belirlersin; kişiler kuralı harcamayı doldururken görür, onaylayanlar da politika dışı her harcamayı nedeniyle birlikte görür.
Başlamadan önce
Politikaları sahipler, yöneticiler ve Finans görevi olanlar oluşturur ve değiştirir. Herkes Politikalar altında görebilir.
Politika oluştur
Politikalar’a git ve Politika oluştur’a tıkla. Boş politika ile ya da Seyahat şablonundan başla.
Kimlere uygulanacağını seç
Şirket geneli ya da Seçili departmanlar’ı seç.
Limit ekle
Bir ya da birden fazla limit ekle ve her biri için Aşıldığında ne olacağını seç.
Kaydet ve yayımla
Taslak olarak saklamak için Politikayı kaydet’e, ardından Yayımla’ya tıkla. Politika o andan sonra gönderilen harcamalara uygulanır.
Limit türleri
| Limit | Ne yapar |
|---|---|
| Tutar üst sınırı | Harcama başına azami tutar; istersen belirli kategoriler için |
| Fiş zorunluluğu | Her harcamada ya da bir tutarın üstünde fiş |
| Kategori kısıtı | Bir kategoride kimin harcayabileceği: Kimse harcayamaz, Yalnızca şu departmanlar harcar ya da Şu departmanlar harcayamaz |
| Dönem kotası | Kişi başına günlük, haftalık, aylık, üç aylık ya da yıllık toplam |
Limit aşıldığında
- Gerekçe iste — kişi yine de kısa bir açıklamayla gönderebilir. Onaylayan açıklamayı görür.
- Gönderimi durdur — harcama limitin içine girene kadar gönderilemez.
Fiş zorunluluğu fiş eklenene kadar her zaman gönderimi durdurur.
Kişiler ne görür
Harcamayı doldururken kişiler aşılacak limitlerin önizlemesini görür. Gönderirken ya Gerekçeyle gönder ile bir açıklama ekler ya da nedeniyle birlikte Bu hâliyle gönderilemez uyarısını görür.
Onaylayanlar bu harcamaları kuyruklarında İnceleme isteyen altında, politika ve gerekçe harcamanın üzerinde görünür şekilde bulur. Her aşım Raporlar → Politika dışı’nda da görünür.
Bir harcamaya birden fazla politika uyuyorsa hepsi denetlenir, her aşım kaydedilir.
Kişi bazlı istisnalar
Birinin daha yüksek bir limite mi ihtiyacı var — örneğin daha çok seyahat eden bir satış direktörü? Yayımladıktan sonra politikayı aç ve Kişi bazlı istisnalar altında İstisna ekle’ye tıkla. Yeni bir tutar belirle, limitsiz olması için boş bırak ya da kısıtlı bir kategoride harcamasına izin ver. İstisna geçiciyse bir son gün ekle.
Politikayı değiştir, durdur ya da geçmişine bak
- Yayımlanmış bir politikayı düzenlemek yeni bir taslak açar; yürürlükteki sürüm sen yayımlayana kadar çalışmaya devam eder.
- Devre dışı bırak politikayı durdurur; Yeniden etkinleştir tekrar açar.
- Sürüm geçmişi yayımlanmış her sürümü gösterir. Harcamalar denetlendikleri sürümün sonucunu korur.
Sorun giderme
“Limitsiz politika yayımlanamaz”. En az bir limit ekle.
“Kategori kısıtında en az bir kategori seç.” Kategori kısıtı, kısıtladığı kategorileri — ve Kimse harcayamaz değilse departmanları — ister.