Onay yolunu kur ve değiştir

Onay akışın — RevoSpend’deki adıyla onay yolu — her masraf onayını kimin, hangi sırayla ve ne zaman vereceğini belirler. Tek onaylayandan tutara, kategoriye ya da projeye göre kurallı çok aşamalı onaya kadar her onay sürecini kurabilirsin. Şirket kurulumunda kurarsın, istediğin an Ayarlar → Onay yolu’ndan değiştirirsin.

Başlamadan önce

• Onay yolunu sahipler ve yöneticiler düzenler. Diğer herkes yürürlükteki sürümü görebilir.
• Ekibin yöneticileri ve departmanlarıyla kurulmuş olmalı — çoğu yol onların üzerine kurulur. Bkz. Ekibini departman ve projelerle düzenle.

Harcamaların nasıl ilerleyeceğini seç

Biçim	Nasıl çalışır
Tek başına	Onay yok. Harcamalar kaydedildiği anda işlenir.
Tek onay	Tek onaylayan: Harcama sahibinin yöneticisi ya da Tek bir kişi.
Çok aşamalı	Sıralı adımlardan oluşan bir zincir; belirli ekipler için isteğe bağlı özel akışlar.

Tek onay’da Belge kontrolü’nü kimin yapacağını da seçersin: onaydan sonra Finans ekibin için Ayrı adım olsun ya da Onaylayan yapsın. Daha fazlası mı gerekiyor? Sayfadaki Çok aşamalı’ya geç’i kullan.

Onay zincirini kur

Çok aşamalı’da Adım ekle’ye tıkla. Her adım üç soruyu cevaplar.

Ne yapılacak? Onay (onayla, reddet ya da düzeltme iste), Belge kontrolü ya da Muhasebeye hazırlık.

Kim yapacak?

• Harcama sahibinin yöneticisi
• Departman sorumlusu
• Proje sorumlusu — harcamanın projesi yoksa atlanır
• Finans ya da Muhasebe gibi bir görevi olanlar — biri yeterli ya da hepsi onaylar’ı seç
• Belirli kişi
• Şirket sahibi

Ne zaman? Her zaman ya da Koşullu. Koşullar şunlara bakabilir:

Koşul	Seçenekler
Tutar	üzerindeyse, altındaysa, şu aralıktaysa
Kategori	şunlardan biriyse, şunlardan biri değilse
Proje	varsa, yoksa, şunlardan biriyse, şunlardan biri değilse
Ödeyen	şuysa şirket ya da çalışan

Bir adımda birden fazla koşul varsa hepsinin sağlanması gerekir. Tutarlar şirketinin temel para birimindedir.

Özel akışlar

Bazı ekipler farklı bir yol ister — kendi direktörü olan bir satış ekibi ya da kendi onayı olan bir proje. Özel akışlar altında Akış ekle’ye tıkla ve Kimler için?’i seç: bir departman, bir proje, belirli kişiler, bir görev ya da yapıdaki bir yer. Hiçbir akışa girmeyen kişilerin harcamaları varsayılan zinciri izler.

İki akış aynı harcamayı kapsayabiliyorsa RevoSpend yayımlamadan önce hangisinin önce geleceğini sorar.

Şirket sahibinin kendi harcaması

Şirket sahibinin harcamalarını Başka bir kişi onaylar mı, yoksa belge kontrolünden sonra Onay olmadan kapanır mı, seç.

Onaylayan bulunamazsa

Kimse kendi harcamasını onaylamaz. Onaylayan harcama sahibinin kendisiyse bir üst yöneticisi onaylar. Onaylayan izindeyse vekili — ya da bir üst yöneticisi — devreye girer. Kimse uymuyorsa burada seçtiğin Yedek onaylayan onaylar.

Hatırlatma ve üst yöneticiye geçme

Hatırlatma ve iş günleri altında onaylayanlara ne zaman hatırlatma gideceğini (varsayılan 3 iş günü) ve harcamanın ne zaman bir üst yöneticiye geçeceğini (varsayılan 5 iş günü) belirle. Üst yöneticiye geçtikten sonra da asıl onaylayan karar verebilir.

Önizle, sonra yayımla

1. Taslak başlat

   Düzenle’ye tıkla. Değişikliklerin bir taslağa girer; yürürlükteki yol, sen yayımlayana kadar çalışmaya devam eder.

2. Önizlemeye bak

   Önizleme altında bir Örnek tutar gir ve bir kişi seç. RevoSpend harcamayı adım adım kimin, neden onaylayacağını gösterir. Hiçbir kayıt oluşmaz, kimseye bildirim gitmez.

3. Yayımla

   Taslakta değişenler’e göz at ve Yayımla’ya tıkla. Bundan sonra gönderilen harcamalar yeni sürümü izler.

Sorun giderme

Yayımla pasif. RevoSpend hâlâ cevap bekleyenleri listeler — örneğin seçilmemiş bir yedek onaylayan, içinde kimse olmayan bir görev ya da sırası belirlenmemiş iki akış. Çöz ve yayımla.

“Koşul kaydedilemedi”. Eşikler şirketinin temel para biriminde olmalı.